Documents excluded from file inspection (Rule 144 EPC)

After publication of a European application files relating to the application and possibly a resulting European patent may be inspected by the public at the EPO Online register (https://register.epo.org/regviewer).

The content of the application file becomes public upon publication of the application allowing third parties to check the validity of the created exclusive right based on the published application as all documents relating to the examination and grant procedure is published. However, not all documents relating to the application are published in the file.

According to the “Decision of the President of the EPO dated 12 July 2007 concerning documents excluded from file inspection” (page 123 of http://archive.epo.org/epo/pubs/oj007/08_07/special_edition_3_epc_2000_decisions.pdf) the following documents are automatically excluded from file inspection:

a) medical certificates;

b) documents relating to issue of priority documents, file-inspection proceedings or the communication of information from the files, and requests for exclusion form inspection;

c) requests for accelerated search and examination under the PACE-program filed by using the EPO Form 1005 or in a separate document;

d) draft decisions and opinions, and all other documents used for EPO’s preparation of decisions and opinions, which are not communicated to the parties;

e) the designation of an inventor if the inventor has waived the right to be mentioned as inventor.

An applicant may also request to have a document excluded from file inspection by filing a reasoned request according to Rule 144(d) EPC. Such a request may be met, and the document removed from the file if the publication of the document is “prejudicial to the legitimate personal or economic interests of a natural or legal person”. The request may be filed together with the document, but it is also possible to file the request after the document has been included in the file. If the document has already been included, the document will be removed from the file if the request is met.

A request will be rejected if the documents has influence on the examination procedure, e.g. if the documents has been filed to prove inventive step (See e.g. T516/89), but if the document e.g. relates to ownership or evidence e.g. in connection with sale of a company the request is likely to be met.

In T 379/01 the board of appeal argues that a document of substantial public interest can only be excluded from file inspection if it is prejudicial to the legitimate personal or economic interests of a natural or legal person involved (see point 2, supra). In view of the public interest in accessing evidence relevant for deciding a case, it appears that, in this connection, a merely abstract prejudice to hypothetical personal or economic interests is not a sufficient bar. The party requesting such exclusion should rather show that public access to certain documents would be prejudicial to specific and concrete personal or economic interests. In the case of T 379/01 the appellant did not show in which respect public access to the rules of the association would be prejudicial to specific personal interests of the association. Instead, it was argued that unlimited public access to the rules of associations registered under German law would in general violate the personal rights of the associations and its members. As the filed document was considered a key document in the proceedings, the request for exclusion of the document was rejected.

In T1401/05 the Board finds that a balance must be struck between the right of the public to know about a files contents and any fundamental rights of natural or legal persons affected by the file inspection. Only a specific prejudice can be taken into account, if a prejudice is considered being possible in the abstract only, it would be hard to fix its boundaries. Thus, there would be a clear danger that the public interest in having access to the files of a case would be unduly curtailed. The Board notes that the appellant has provided information as to the specific prejudice which would follow from public availability of certain parts of the filed documents filed: First, the documents include company-internal details concerning the monitoring of time limits by the applicant, which would allow a competitor to set up an identical or similar system and could thus deprive the applicant of valuable commercial assets. Second, other details of the documents relate to business information that competitors could use to obtain a competitive edge over the appellant. Third, details could adversely affect the career opportunities of certain employees of the applicant. The Board therefore accept that public inspection of essential parts of the documents would be prejudicial to legitimate economic interests of legal persons, namely the applicant, and to legitimate personal and economic interests of natural persons, namely certain employees of the applicant. As the documents in question do not furnish patent information, the Board applies the rule reflected in paragraph (2)(a) of the “Decision of the President of the EPO dated 12 July 2007 concerning documents excluded from file inspection”, and according to which in such situations the legitimate personal and economic interests prevail. The request is therefore met, and the provisional exclusion of the documents ordered on their reception will thus become permanent.

ATTORNEY-CLIENT PRIVILEGE for European Patent Attorneys in Denmark

The purpose of Attorney-Client Privilege is to prevent correspondence between advisor and client being presented as evidence in legal proceedings. Attorney-Client Privilege ensures confidentiality between the parties where the client will be able to inform the advisor completely and truthfully and the advisor will be able to advise and represent effectively.

At present, witness testimony in Denmark cannot be required of priests of any religious community, doctors, defense attorneys, mediators and lawyers.

In February 2018 the Danish Attorney General presented a law draft for changing the law to include Patent Attorneys registered as European Patent Attorneys to this list, and thereby having EPA’s and persons working under instructions of EPA’s be exempt of testifying in a legal proceeding concerning advising etc.

Should the draft be enacted, it is expected to become effective from 1 July 2018.

At present patent attorneys in Denmark do have an obligation to testify in legal procedures – in other words, patent attorneys are obligated to provide all information having been communicated between a client and the patent attorney. Such information could for example include considerations on whether a client’s product infringes a product of another company’s patent and other confidential information.

The obligation to provide confidential information during legal proceedings has proven to be problematic, especially in countries where you have a duty to present all relevant subject-matter, as e.g. in the USA and in England.

In the USA patent attorneys are exempt of the duty to testify by the so-called ”attorney-client privilege” which is of great advantage to the clients, as the client thereby may withhold confidential information from their competitors.

The purpose of the law draft is to equate Danish patent attorneys and their clients when operating abroad, with patent attorneys in other countries, for example in the US market, ensuring equality in this area.

VIDNEFRITAGELSE for PATENRÅDGIVERE (Client Privilege)

Formålet med vidnefritagelse er at korrespondance mellem rådgiver og klient ikke vil indgå som bevismateriale i en retssag. Derved sikres fortrolighed i relationen, klienten kan informere rådgiver fuldstændigt og oprigtigt, og rådgiver kan rådgive oprigtigt og repræsentere effektivt.

I dag må vidneforklaring ifølge retsplejelovens §170 ikke afkræves ”præster i folkekirken eller andre trossamfund, læger, forsvarere, retsmæglere og advokater”.

I slutningen af februar 2018 fremsatte justitsministeren et lovforslag om ændring af §170 i retsplejeloven, så også patentrådgivere, som er registrerede som European Patent Attorneys ved EPO, kommer på denne liste og dermed fritages for at vidne i retssager omkring rådgivning m.m.

Hvis forslaget vedtages, forventes det at blive gældende ret fra 1. juli 2018.

For nærværende, så har patentrådgivere i Danmark en vidnepligt i retssager – altså pligt til at give alle oplysninger, som er udvekslet mellem virksomheden og patentrådgiveren. Sådanne informationer kan f.eks. dreje sig om hvorvidt et produkt krænker en anden virksomheds patent og andre fortrolige informationer.

Denne pligt til at give sådanne fortrolige oplysninger videre i retssager kan være problematisk, især hvor der gælder andre regler, retspraksis, som blandt andre i USA og i England.

I USA er patentrådgivere fritaget for denne pligt til at vidne ved det såkaldte ”attorney-client privilege”.

Dette er en stor fordel for virksomhederne, da man herved kan hemmeligholde fortrolige oplysninger for konkurrenter og andre.

Lovforslaget har derfor til formål at ligestille danske virksomheder der opererer på fremmede markeder - såsom det amerikanske, med kolleger i sådanne andre lande, og dermed sikre ligestillingen på dette område.

OM FORRETNINGSHEMMELIGHEDER

Der er eksempler på, at forretningshemmeligheder holdes hemmelige og derfor ikke søges beskyttede ved patent, design eller varemærke, de såkaldte ip-rettigheder. Tænk f.eks. på Coca-Cola konceptet.

Det forudsætter dog at disse hemmeligheder er juridisk beskyttet på samme måde som ip-rettigheder er det.

Der er derfor også regler for beskyttelse af såkaldte forretningshemmeligheder.

Et EU direktiv, EU Trade Secret Directive, pålægger således hvert EU land at bringe den nationale lovgivning i overensstemmelse med direktivet i løbet af sommeren 2018.

De i direktivet omhandlede forretningshemmeligheder skal opfylde følgende betingelser:

  1. Hemmeligheden må ikke være tilgængelig eller nærliggende for en fagmand - altså være ny,
  2. Skal have en kommerciel værdi ved at være hemmelig,
  3. At der er taget rimelige og nødvendige skridt til at holde det hemmeligt.

I sådanne tilfælde giver direktivet beskyttelse mod misbrug, såsom videregivelse af hemmeligheden uden samtykke fra rettighedshaveren, ulovlig tilegnelse af hemmeligheden f.eks. ved misligholdelse af fortrolighedsaftaler.

Disse krav gælder personer som har ansættelse, tilknytning til virksomheden samt personer udenfor med adgang til informationerne.

I tilfælde af krænkelse af sådanne forretningshemmeligheder, kan man anlægge sag ved domstolene med henblik på et foreløbigt fogedforbud. I en efterfølgende retssag kan domstolen træffe afgørelse f.eks. med henblik på idømmelse af erstatning for tab med videre.

Det skal for god ordens skyld bemærkes, at stævning skal være indgivet til retten senest 6 måneder efter at indehaveren af forretningshemmeligheden har fået kendskab til den ulovlige brug af hemmeligheden.

Kontakt os gerne for eventuel vurdering af en krænkelsessituation.

Korrekt brug af varemærker - Har din virksomhed en varemærkemanual?

Varemærker er, i lighed med for eksempel patenter, designregistrering og forretningshemmeligheder, en stor del af en virksomheds værdier. Det er derfor vigtig at mærkerne bruges korrekt af alle i en virksomhed.

I en tid med sociale medier, bloggere, og mulighed for offentlig diskussion og meningsudveksling, spredes tekst og kommunikation hurtigt, og mange ansatte er stolte af deres virksomheds produkter og omtaler dem derfor ofte, både privat og i regi af sin ansættelse hos virksomheden.

Men, har virksomheden nogen form for retningslinjer for korrekt brug af varemærker?

Et varemærke kan beskyttes som en eneret for en virksomhed og holde andre fra at bruge lignende eller identiske kendetegn for deres varer eller ydelser. Men hvis den ikke forvaltes rigtigt, kan eneretten tabe sin værdi. Nylon, Frisbee, Heroin, Cellofan, Rollerblades og Teflon er eksempler på varemærker der på grund af blandt andet fejlbrug har tabt sin værdi og nu er generiske betegnelser på lignende produkter.

Ved korrekt brug opretholdes varemærkets evne til at

  • Identificere indehaverens produkter/tjenester

  • Skabe distance til andres varer/tjenester,

  • Øge genkendelsen af varemærket 

  • Øge værdien (goodwill) af mærket.

  • Hindre at retten til mærket ophører

  • Hindre at registreringen af mærket erklæres ugyldig

  • Hindre at mærket degenererer og bliver en generisk betegnelse

Det er derfor vigtigt at virksomheder har en manual med retningslinjer for hvordan ansatte skal begå sig i forbindelse med varemærker.

Manualen bør indeholde information om hvordan mærkerne skal gengives i reklamer, brochurer, reklametegn, forretningsdokumenter, korrespondance, power points, websteder, etiketter,
emballage, klistermærker, visitkort eller andet visuelt tilgængeligt materiale, hvor varemærkerne anvendes.

Hos Larsen & Birkeholm A/S tilbyder vi din virksomhed tilpassede varemærkemanualer, der er med til at opretholde mærkets styrke og giver virksomheden retningslinjer for korrekt brug af varemærkerne. 

 

 

 

CREATING NEW TRADEMARKS - MORE THAN JUST PLAYING WITH WORDS

Creating new trademarks implies investing both time and money in establishing lasting values.

Most people are not aware that the price can double or even triple if thorough preliminary investigations are not performed.

The process should be carefully administered, in order to avoid pitfalls and to prevent waste of valuable time and means.

Creating new trademarks is much more than just “thinking of a smart word”.

In short, the process can be divided into 6 steps:

1. Define the product or service for which the trademark is to be used

2. Define your competitors

3. Brainstorm - create new trademarks

4. Check whether the chosen trademark is protectable

5. Check if the trademark infringes older/other rights

6. Protect the trademark.

Unfortunately, many people skip points 4 and 5 during such a process, and because of this, it might turn out at a later point in time that the process has been wasted and that the time and money invested is of no use.

Especially skipping point 5 – not making preliminary research to prevent infringement of older rights, can turn out to be quite expensive and in the end result in the trademark not being usable. In worst case scenario, you may risk a lawsuit for having infringed other people's  rights.

To minimize the risk of future conflicts and to save money and time during the brainstorming process, we find it crucial that the question and assessment process is done at an early stage.

At Larsen & Birkeholm A/S, our consultants have vast experience in advising companies in connection with this process. If your company is considering investing in new trademarks, you are welcome to contact us for a custom-made proposal for guidance throughout the process.

At skabe nye varemærker- mere end en leg med ord!

At skabe nye varemærker indebærer at investere både tid og penge i at etablere vedvarende værdier. Det som mange ikke er klar over er, at prisen kan fordoble sig, eller endda tredoble sig, hvis man ikke udfører grundige forundersøgelser.

Processen bør administreres grundigt for at undgå faldgruber og for at undgå at indsatsen går til spilde. At skabe nye varemærker er mere end ”tænk på et smart og fedt ord”.

 Kort fortalt kan processen skitseres i 6 punkter:

1. Definere produktet som varemærket skal bruges på

2. Definere konkurrenter

3. Brainstorming - Skabe nye varemærker

4. Undersøge om valgte varemærke kan beskyttes.

5. Undersøge om det valgte mærke krænker ældre/andres rettigheder

6. Beskytte varemærket

I en sådan proces er der mange der uheldigvis springer punkt 4 og 5 over, og det kan så på et senere tidspunkt vise sig at processen i bund og grund har været spildt og at tid og penge man har investeret er til ingen nytte.

Specielt punkt 5 - ikke at foretage grundige forundersøgelser, for at sikre sig at varemærket ikke krænker ældre rettigheder, kan vise sig at være dyrt, og kan i sidste ende resultere i at man ikke kan bruge varemærket og at man i værste fald risikerer en retssag for at have krænket andres rettigheder.

Vi plejer at sige, at for at minimere risikoen for en fremtidig konflikt og spare penge og tid allerede i brainstormingsprocessen, er det vigtig at spørgsmålene og vurderingerne gøres tidligt i processen. Jo tidligere jo bedre.

Hos Larsen & Birkeholm A/S har vores rådgivere lang erfaring i at rådgive virksomheder i forbindelse med denne proces. Er din virksomhed i færd med at udtænke nye varemærker, så kontakt os og vi kan skræddersy et oplæg og guide jer gennem processen.

Hvornår er konkurrenter for inspirerede?

Hvis din virksomhed har patent-, brugsmodel-, design- eller varemærkebeskyttelse på nogle af jeres produkter, kan det ofte være svært at vurdere, hvornår konkurrenterne er blevet for inspirerede.

Det vil ofte være jeres sælgere, marketingafdeling eller teknikere, der bliver opmærksomme på nye produkter hos konkurrenterne, eksempelvis på messer. Det er imidlertid ikke så ofte, at de er oplyste om detaljerne omkring hvilke produkter egen virksomhed har beskyttelse på, da deres fokus ligger et andet sted. De ved sandsynligvis heller ikke, hvad der skal til for at sikre beviserne for en konkurrents eventuelle krænkelse.

Larsen & Birkeholm A/S tilbyder hjælp til dette. F.eks. i form af akut udrykning til messer for at sikre beviser, planlagt overvågning af konkurrenter eller produkter på udvalgte messer, oplæring af sælgere, analyse af konkurrenters produkter for krænkelse m.m.

Kontakt os gerne for mere information.